Дата публикации: 20.03.2022
Кожасов Таймас Маратович
Магистрант 2 курса,
Кокшетауский университет имени Абая Мырзахметова,
Казахстан, г. Кокшетау
Бекмагамбетова Гульмира Кенжегазиевна
доктор PhD, ассоциированный профессор
Кокшетауский университет имени Абая Мырзахметова,
Казахстан, г. Кокшетау
АННОТАЦИЯ
Данная статья посвящена проблемам внедрения и использования системы электронного документооборота далее (СЭД) в информационно-технологической инфраструктуре организации. Как СЭД позволяет структурировать информацию организации и увеличивать скорость принятия и качество исполнения управленческих решений, поддерживает корпоративную культуру и исполнительскую дисциплину сотрудников.
Ключевые слова: документооборот, система электронного документооборота, автоматизация делопроизводства, бизнес-процессы, сервер.
СЭД это программное обеспечение позволяющая автоматизировать работу с электроными докуметами. Главной задачей СЭД организация и автоматизация процессов между сотрудниками компании. СЭД имеет достаточный функционал (организация задач, отправка и прем документов, отправки уведомлений и многие другие), интеграция с другими информационными системами. Может включать в себя электронный архив документов, что дает возможность коллективной обработки информации, и систему автоматизации деловых процессов (workflow). Также СЭД является одним из вариантов применения BPM системы.
На сегоднящний день вопросы внедрения инновационых технологий таких как СЭД беспорно актуальны. В Республики Казахстан большая часть использования СЭД приходится на государственные учреждения, банки и компании гиганты. Многие предприятия не осведомлены СЭД, кто-то считает, что переход сильно повлияет на бюджетную часть компании, как и прежде используют бумажный вариант. Тем не менее, развитие инфраструктуры электронного документооборота в Республики Казахстан продвигается очень быстро и качественно. Многие программные обеспечения Казахстанского происхождения выполняет все требования законодательство Республики Казахстан получившие СТ РК/ISO – 15408 и уже вышли на рынок соседних стран. Имеют интеграцию с Единой Системой Электронных Документов Государственных Органов (ЕСЭДО ГО) Республики Казахстан. Внедрение СЭД всегда решает проблему оптимизации бизнес-процессов и экономии трудовых затрат как начальствующего звена, так и рядового персонала предприятия. При этом достигается максимальный эффект от внедрения при работе электронного документооборота с системой управления и учета в едином информационном пространстве. Такая интегрированная система позволяет решать гораздо больше задач.
Чем полезно внедрения СЭД:
-
Автоматизировать весь процесс работы с документами и работниками предприятия;
-
Интеграция с вешними электронными почтами и информационными системами;
-
Эффективность работы с документами;
-
Поэтапное подписание документов;
-
Контроль всех процессов от согласования до утверждения, так же участников подписантов;
-
Сокращение время движение документов;
-
Эффективный и ускоренный поиск документа;
-
Уменьшение расхожа бумажного документооборота;
-
Сокращение затрат на канцелярию.
На ряду с достоинствами есть и ряд недостатков. При принятии решения внедрения СЭД стоит учитывать стоимость программного обеспечение. На рынке присутствуют наиболее дешевые «пиратские» варианты, что влекут за собой проблемы в информационной безопасности. Стоит также брать во внимание что данное программное обеспечение находится на серверах, вся работа с документацией и программой зависит от скорости интернет провайдера. Внедрения СЭД лучше проводить с основанием компаний. В компаниях которая достаточно долгое время использовала бумажный документооборот внедрения может занят больше времени. Так как у многих сотрудников во время перевода в СЭД может вызвать ряд стрессов. Все новые технологии принимаются с трудностями.
По нашему личному мнению внедрения СЭД, в независимости от деятельности компании, количество сотрудников и время ее оброзование- процесс не из легких, но качество и эфективность работы всей компании в разы повыситься.
Список литературы:
-
Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Издательство «ТЕРМИКА» 2016г.
-
Анодина Н.Н. Документооборот в организации. Издательство «ОМАГА-Л» 2009г.
-
Барихин А.Б. Делопроизводство и документооборот. Издательство «Книжный мир» 2008г.