Дата публикации: 20.04.2022
Конырбаев Береке Бауыржанулы
Магитрант 2 курса
Международный университет информационных технологии
Казахстан, г.Алматы
АННОТАЦИЯ
Эффективность работы малого предприятия во многом зависит от правильного распределения ресурсами. Для любого предприятия малого или среднего бизнеса управления закупами это одна большая часть работы. Следовательно, исследование и разработка систем для таких задач является актуальным всегда. В данной статье производится анализ процессов управления закупками товаров. Рассматриваются существующие аналоги, которые используются для задачи закупки товаров. В результате исследовании указаны требования и сформирована оптимальная модель системы для универсальной информационной системы.
Ключевые слова: закупки, снабжение, автоматизация, логистика
Введение
Товары или товарооборот занимают особое место в любом виде бизнеса. Неважно, занимается предприятие продажей товаров или оказанием услуг. В любом виде бизнеса совершаются закупки. Многие организации малого бизнеса зачастую неорганизованно хранят данные по закупам, в то время когда предприятия большого и среднего бизнеса давно автоматизировали свои процесы по закупке товаров. Причина этого заключается в дороговизне автоматизации собственного бизнеса или отсуствии нужного продутка на рынке ПО.
Сегодня, происходит острая конкуренция во всех областях бизнеса. И в такой ситуации любая компания должна контролировать свои ресурсы: откуда закупаются товары или куда продаются. Не имея единой базы данных с данными о товарообороте компании теряют существенные средства из-за недостаточно эффективной работы отдела закупа. Также, стоит учесть что в начале любого бизнеса экономия и планирование средств играют очень большую роль и каждый купленный товар имеет свою ценность. Именно поэтому крайне важно автоматизация процесса закупки товаров.
Новизна проекта заключается в том, что на данный момент на рынке отсутствует качественный и легкий для внедрения продукт который автоматизировал бы процессы закупки.
Методы исследования
В данной статье используется метод сравнительного анализа. Для сравнения взяты несколько существующих информационных систем используемые для управления закупками товаров. Информационные системы сравниваются по нескольким критериям. Из полученных данных делается анализ особенностей и недостатков систем. В результате анализа сформированы новые требования для будущей универсальной системы управления закупками.
Результаты исследования
Эффективное управление ресурсами и поставщиками ресурсов способствует экономии и налаживанию хороших отношений с предприятиями обеспечивающими снабжение предприятия. Автоматизация бизнес-процессов управления закупками представляет стратегическую ценность, которая позволяет существенно экономить ресурсы. Внедряя современные решения и автоматизируя процессы предприятие повышает контроль и компетенцию сотрудников и минимизирует риски мошенничества. Таким образом, любое предприятие может добиться значительного улучшения эффективности.
В целях получения пользы на постоянной основе, компаниям необходимо автоматизировать процессы закупки и сбалансировать систему управления расходами на снабжение. Если предприятие сможет сократить затраты на закупку товаров, то результатом может быть увеличение рентабельности без ущерба качеству и без увеличения объемов. Автоматизация процессов закупки товаров позволяет также автоматизировать все процессы управления взаимоотношениями с поставщиками и увеличит прозрачность логистических цепей поставок и предоставит обзор и отчеты по всем данным закупки.
Считается, что малый бизнес это самая большая часть бизнеса в любой стране и приносит большую часть налогов. В принятом законе Республики Казахстан от 19 июня 1997 года № 131-I «О государственной поддержке малого предпринимательства» говорится что, субъектами малого предпринимательства являются физические лица без образования юридического лица и юридические лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью, со среднегодовой численностью работников не более 50 человек и общей стоимостью активов за год не свыше шестидесятитысячекратного месячного расчетного показателя. Субъекты малого предпринимательства, осуществляющие несколько видов деятельности, относятся к таковым по критериям того вида деятельности, доля которого является наибольшей в годовом объеме оборота [1]. Отсюда следует, что малый бизнес это организации которые имеют в штате до 100 сотрудников включительно.
Внедрение информационной системы для автоматизации процессов, как правило, значительно облегчает управление бизнесом, улучшает работу персонала и минимизирует узкие места в управлении. В результате проведенного апгрейда становится ясно, что некоторые сотрудники просто дублируют работу других сотрудников и становятся ненужными для предприятия. Надо понимать, что внедрение ИС призвана упростить управления организацией и обеспечить этим выгоду. Только с такого ракурса можно оценивать пользу от внедрения ИС [2].
На данный момент многие предприятия малого бизнеса используют уже готовые решения, многие которых включают в себя много ненужной функции и стоят дорого в обслуживании. Для обоснования выбора в пользу какой-то информационной системы надо четко проанализировать представленные на рынке системы по таким критериям:
-
Функциональные возможности – наличие функционала для основных бизнес-процессов, которые планируется автоматизировать.
-
Стоимость затрат на владение ИС – сумма затрат на подключения и дальнейшего обслуживания.
-
Перспективы дальнейшего развития – устойчивость поставщика программного обеспечения определяется временем существования на рынке, а так же долей рынка, которые они имеют у себя.
-
Техническая составляющая – правильная архитектура системы, надежность при выполнении функционала, быстрое востановление при сбое программы, наличие резервного копировании, защита от всех вида преднамереных и не преднамереных атак, удобный и понятный интерфейс, интеграция с внешными системами [3].
На данный момент лидером среди ИС которые используются для автоматизации процесса закупки является «1С: Предприятие 8.0 Управление торговлей», которая автоматизирует почти все виды процессов и цифровизирует много видов документов для складского и товарного учета. Автоматизация процессов показана на рисунке 1.
Рисунок – 1 Автоматизация процессов в ИС «1С: Предприятие 8.0»
«1С: Предприятие 8.0» используется для автоматизации рутинных работ, ведения учета в реальном времени. Главный плюс данной ИС является широкая популярность, охват и устойчивость разработчика ПО. Так же, данное ПО позволяет работать с бухгалтерией и упрощает работу с финансовыми операциями. Но имеются также минусы в виде дороговизны установки программного обеспечения, также поиск хорошего специалиста для обслуживания. Обычному пользователю не всегда понятен весь функционал который есть в данном ПО. Но тем не менее «1С: Предприятие 8.0» является безоговорочным лидером в автоматизации процессов товарооборота.
На данный момент, на отечественном рынке программного обеспечения нет альтернативных ИС для задачи товарооборота. На российском рынке представлен комплекс систем управления закупочной деятельностью – «Naumen SRM». «Naumen SRM» - в основном используется для проведения закупок в виде аукциона. «Naumen SRM» в основном подходит для больших предприятии бизнеса. Данное ПО автоматизирует весь цикл управления, начиная от сбора потребностей до закупки товаров. Главный функционал «Naumen SRM» размещение заказов на торговую площадку на сайте компании. Это ПО позволяет снизить затраты на использование закупочных процедур, снизить объемы внеплановых закупок, повысить рентабельность бизнеса.
Так-же был проведен анализ для сайта «Мой склад» который включает в себя: простой и понятный интерфейс, быстрая настройка и возможность сразу начать работу. Сайт дает возможность совершать закупки/продажи, складской учет, просмотр аналитических отчетов.
Рисунок-2. Главная страница сайта https://www.moysklad.ru/
В итоге анализа аналогов веб-приложения можно увидеть какие основные функций и возможности есть в каждом сайте.
Таблица-1. Сравнение аналогов веб-приложения
|
Сайт
|
Товары и услуги
|
Управления заказами
|
Сортировка
товаров
|
Поиск товаров
|
База данных
|
|
1С
|
+
|
+
|
+
|
|
+
|
|
Naumen SRM
|
+
|
+
|
|
+
|
+
|
|
МойСклад
|
+
|
|
+
|
|
+
|
На оснавании анализа функциональных возможнестей рассмотренных веб-приложений, определены необходимые требования для создания веб-приложения: система должна иметь собственную базу данных для хранения данных о товарах и о движения товаров, возможность управления заказами, возможность поиска товаров по базе, возможность мониторинга колличества товаров, возможность формирования отчетов по движения товаров.
Так-же исходя от анализа вышеуказанных аналогов, мы можем прописать преимущества разрабатываемой системы:
-
Удобная настройка под свое предприятие. Любое предприятие может зарегистрироваться на сайте и настроить нужный функционал.
-
Доступность. Возможность зайти под свой аккаунт на любом устройстве где есть интернет.
-
Алгоритмы для определения оптимального колличества ресурсов на хранение и на заказы поставщику.
-
Универсальное приложение для заказчика и поставщика.
-
Отчеты и анализы в режиме реального времени.
При разработке информационной системы для автоматизации управления закупками предприятия малого бизнеса использовались подходы, применяемые при разработке аналогичных информационных систем, представленных в статьях [4-8]. При анализе и выборе основных функций разрабатываемой информационной системы для автоматизации управления закупками предприятия малого бизнеса учитывались научные методы, описываемые в научных работах [9].
Главная фишка разрабатываемого проекта будет универсальность под каждый тип бизнеса. Соответственно архитектура базы данных должна быть спроектирована под универсальность. Главные таблицы в архитектуре будут таблицы – компания, тип товара или услуги, характеристика товара или услуги и таблицы для заказов и для поставки.
Рисунок 3. Таблица организации
Как показано на рисунке-3, таблица организации состоит из полей названия, тип компании, тип организации. По типу компании будет определятся личный кабинет пользователей. Если это поставщик, то у него в ЛК будет функционал доступная только для поставщика. Если клиент, то клиент видит только функционал связанное с отгрузкой товара или услуги.
Рисунок 4. Таблицы продуктов(услуг)
Как показано на рисунке – 4, таблицы продуктов и характеристики взаимосвязаны. Поставщик создает товар и передает разные характеристики этому товару. А клиент может со своей стороны найти этот товар и заключить договор на сайте с этим поставщиком.
Обсуждение результатов
Разработка информационной системы для автоматизации процессов закупки должна учитывать все плюсы и минусы представленных аналогов. Планируется разработать информационную систему в виде веб-приложения, которая должна автоматизировать главные процессы закупки, упростить работу с поставщиками, помочь анализировать и планировать будущие объемы с помощью отчетов.
На данный момент на рынке Казахстана нет аналогичных информационных систем которая решает такие задачи для малого бизнеса. Разрабатываемая система должна быть понятным в использовании и иметь функционал только для управления закупами.
Заключение
В данной работе был проведен анализ процессов управления закупками. Были определены критерии по которым следует делать разработку будущей ИС. Также было выявлено что на данный момент на рынке не имеется аналогичных продуктов именно для процессов управления закупками. Разрабатываемая система должна помочь всем малым предприятиям увеличить эффективность работы и уменьшить расходы при закупке.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
-
https://online.zakon.kz/Document/?doc_id=1007970&doc_id2=2007970#pos=5;-108&sel_link=1000366300 - Закон Республики Казахстан от 19 июня 1997 года № 131-I
О государственной поддержке малого предпринимательства -
Трофимова В. В. Информационные системы и технологии в экономике и управлении: учебник для академического бакалавриата. М.: Издательство Юрайт, 2014.
-
Шполянская И.Ю. Анализ и моделирование ИС для малого бизнеса. Монография / РГЕУ «РИНХ» 2005. – 162 с.
-
Пащенко Г.Н. О процедуре исследования асимптотической устойчивости интервально-заданного объекта с запаздыванием //Проблемы информатики.-Новосибирск, 2010, -№ 4, -C. 4-9.
-
Pachshenko G. Statistical methods for business and enterprise control // Новости науки Казахстана. – Алматы, 2019. № 3. С. 29-35.
-
О.Б.Маликов “Складская и транспортная логистика в цепях поставок”. 2004 С.34-56.
-
Жимерин Д.Г., Румянцев А.Ф., Козлов С.И. “Автоматизированные системы управления”. 2016. С. 103-115.
-
Prof. Angappa Gunasekaran. “Strategic Supplier Relationship Management – Do’s and Don’ts” // International Journal of Procurement Management 2020 p. 78-84
-
Rafael Ramírez, Ciaran McGinley, and Steve Churchhouse “Why Investing in Procurement Makes Organizations More Resilient” Harvard Business Review - https://hbr.org/2020/06/why-investing-in-procurement-makes-organizations-more-resilient 2020